La corporación de eventos, ferias y espectáculos Corfecali presenta este documento que contiene los términos, condiciones y directrices para la presentación de propuestas y posterior selección de la empresa que se encargará de la venta de Boletería para los desfiles de la 67 feria de Cali. La corporación seleccionará la empresa que cumpla con todos los requisitos a cabalidad y que obtenga la mejor calificación en beneficio del evento objeto de esta convocatoria.
Los requisitos mínimos para participar en esta convocatoria son:
- Experiencia: mínimo de 5 años de constitución de la empresa y mínimo 2 años de experiencia en venta de boletería en eventos masivos culturales, deportivos y/o musicales.
- Tecnología: contar con plataformas digitales amigables para los usuarios que faciliten la compra de boletería virtual y que brinden seguridad a la hora de la transacción.
- Soporte: Un servicio 24 horas telefónico, mail de atención al cliente y disponibilidad para contestarle a los clientes sus inquietudes y soluciones a los problemas.
- Capacidad logística: Gestión, monitoreo y desplazamiento del talento humano necesario para llevar a cabo la venta de boletería en los desfiles de la 67 feria de Cali, capacidad de respuesta en campo necesaria para un evento de tal magnitud.
- Puntos de venta físicos: Contar con un mínimo de 5 puntos de venta físicos donde la gente en la ciudad de Cali pueda adquirir las boletas.
Alcance
- Venta y distribución: Ventas digitales y físicas.
- Marketing y publicidad: Estrategias de promoción y divulgación para maximizar ventas y promoción del evento.
- Informes de ventas: debe darse un usuario de acceso para el seguimiento de la venta y comportamiento de la misma, todos los lunes enviar a Gerencia y Comercialización un informe de ventas y comportamiento de la semana.
- Tecnología y soporte en campo: La empresa debe tener sin excepción alguna la capacidad instalada y soporte para que las boletas puedan ser leídas por el PDA sin problemas y debe tener una tecnología y un software, así como talento humano que garantice la lectura y el ingreso sin inconvenientes.
- Pagos: se debe realizar un pago anticipado que debe corresponder a una propuesta de valor interesante para la Corporación y hacer pagos parciales del recaudo según conversaciones previas y autorización con Corfecali.
- Reventa de boletas: La empresa licitante debe tener la capacidad de reducir al mínimo la reventa de boletas y un sistema que no permita el ingreso de boletas falsificadas, ni un sobre aforo de las graderías.
Régimen aplicable.
El proceso de contratación y el contrato que se llegare a celebrar se sujetan a las disposiciones del derecho privado, debido a la naturaleza jurídica de Corfecali.
- Naturaleza de la invitación.
- La presente invitación no constituye oferta mercantil en los términos del artículo 845 del Código de Comercio, por consiguiente, el alcance del presente documento no va más allá de una invitación a presentar propuesta para el evento en mención, la cual podrá ser aceptada o rechazada por Corfecali.
- El recibo por parte de Corfecali de cualquier propuesta, no equivale a su aceptación ni a la celebración de contrato o negocio jurídico alguno.
- Corfecali se reserva el derecho de suspender o terminar en cualquier momento el presente proceso de selección, así como de contratar o no, aún en el evento en que se hayan recibido propuestas que cumplan con la totalidad de los requisitos. Esta decisión se comunicará por el mismo medio mediante el cual se hizo pública la presente invitación.
- Adendas a la invitación.
Durante el proceso de la presente invitación, Corfecali podrá considerar la incorporación de aclaraciones o precisiones que darán lugar a ADENDAS, las cuales se publicarán en la página web de Corfecali.
- Estructura del proceso de invitación y publicidad.
El texto de esta invitación y sus adendas estará disponible en las oficinas de Corfecali, ubicadas en la Avenida 2da Note # 47-02 (parque de las orquídeas) de la ciudad de Cali, de lunes a viernes, de 8:00 AM a 12:00 M y de 2:00 PM a 5:00 PM.
Los plazos de la invitación serán los siguientes:
| ACTIVIDAD | FECHAS | LUGAR |
| Publicación invitación | Septiembre 13 de 2024 | Página web www.corfecali.com.co |
| Entrega de propuestas | Desde el 14 de septiembre hasta el 21 de septiembre de 2024 6:00 PM | Oficinas Corfecali ubicadas en la Av. 2da Nte # 47-02 de la ciudad de Cali. |
| Evaluación propuestas | Desde el 23 de septiembre hasta el 25 de septiembre de 2024. | Oficinas Corfecali ubicadas en la Avenida 2da Note # 47-02 (parque de las orquídeas) de la ciudad de Cali |
| Traslado evaluación de las propuestas | septiembre 26 de 2024 | Página web www.corfecali.com.co |
| Recepción de observaciones a la evaluación | Septiembre 27 de 2024 6:00 pm | Correo electrónico: gerencia@corfecali.com.co |
| Adjudicación del Contrato | Octubre 1 de 2024 | Página web www.corfecali.com.co |
Aceptación de condiciones. Todos los proponentes deberán declarar que aceptan sin reserva todas las condiciones de esta in\citación y las del eventual contrato. La ausencia de la declaración expresa faculta a Corfecali para no considerar la propuesta recibida.
El proponente con la presentación de la propuesta autoriza a Corfecali para que consulte toda la información suministrada en base de datos propias o de terceros.
Costos de la preparación de la propuesta. Estarán a cargo del proponente todos los costos directos e indirectos del e\lento y Corfecali en ningún caso será responsable de los mismos.
Medios para comunicar la propuesta. La propuesta y todos los documentos deberán estar escritos en español, digitados en computador e impresos, debidamente foliado y legajado o argollado.
Plazo y entregar de las propuestas. Las propuestas deberán entregarse desde la fecha y hora de apertura y a más tardar hasta la hora y fecha límite de cierre y entrega detallados en el cronograma de la página 03.
Lugar de entrega de las propuestas. Las propuestas se deberán radicar dentro del plazo establecido en la recepción de Corfecali ubicada en la Avenida 2da Note # 47- 02 (parque de las orquídeas) de la ciudad de Cali
No se recibirán propuestas por correo electrónico, fax o cualquier medio tecnológico telemático; por lo tanto, el proponente deberá presentar la propuesta físicamente. No se aceptarán propuestas radicadas en sitios diferentes a la Recepción de Corfecali.
Las propuestas que se reciban una vez vencido el plazo señalado en la invitación serán devueltas sin abrir.
Número de ejemplares. La propuesta impresa debe constar de un original y una copia idéntica e incluir en ambas copias una memoria USB o disco duro donde esté consignada toda la propuesta.
Números de folios. Todas las hojas que conforman la propuesta deben venir enumeradas consecutivamente en número ascendente, desde el primer folio hasta el último, incluidas las hojas en blanco.
Empastes o legajado. Cada ejemplar de la propuesta (original y copia) deben entregarse debidamente argollado, empastado o legajado, de manera que los folios individuales no queden sueltos y se corra el riesgo de pérdida.
Sobres. La propuesta se entregará en dos (2) sobres cerrados, conteniendo cada uno un ejemplar de la propuesta (original y copia respectivamente). Los sobres deben venir marcados de la siguiente manera:
Señores CORFECALI Avenida 2da Note # 47-02 Cali
Presentación de la propuesta para vender los abonos de los desfiles de la 67 Feria de Cali 2024.
- Contenido y documentos de la propuesta.
Cada propuesta debe contener la siguiente información, la cual debe estar claramente especificada, según los siguientes ítems:
- Carta de presentación de la propuesta en la que deberá constar inequívocamente la aceptación de las condiciones de la invitación.
Este documento debe estar suscrito por el Representante Legal de la persona jurídica.
- En caso de que el Representante Legal tenga limitaciones para presentar la propuesta, deberá acreditar copia del documento o extracto del mismo del órgano interno en que conste la autorización para presentar la propuesta.
- Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal si el proponente es persona jurídica, Consorcio o Unión Temporal.
- Certificado de existencia y Representación Legal de la empresa expedido por la Cámara de Comercio, que tenga fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario a la presentación de la propuesta.
- Fotocopia actualizada del RUT.
- Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal expedido por la Procuraduría General de la Nación. Igual requisitos se requiere para los representantes del Consorcio y/o Unión Temporal.
- Certificado de antecedentes fiscales de la persona jurídica y del representante legal expedido por la Contraloría General de la República. Igual requisitos se requiere para los representantes del Consorcio y/o Unión Temporal.
- Certificado de medidas correctivas del representante legal y/o de los representantes del Consorcio y/o Unión Temporal, expedido por la Policía Nacional.
- Estados financieros comparativos de la empresa con corte a diciembre 31 de 2023-2022, debidamente certificados por el contador (copia de la tarjeta profesional del contador y certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores).
- Copia de la declaración de renta del año 2023.
- El proponente deberá presentar dos (2) experiencias en manejo de boletería en eventos masivos culturales, deportivos y/o musicales.
En todo caso, CORFECALI se reserva el derecho de validar todos y cada uno de los documentos aportados en la propuesta, advirtiendo que en caso de encontrar alguna irregularidad en sus validaciones esto dará Iugar a la descalificación inmediata del proponente bien sea persona natural o jurídica.
REQUISITOS HABILITANTES.
| PROPUESTA ECONOMICA | CUMPLE/NO CUMPLE |
| EXPERIENCIA | CUMPLE/NO CUMPLE |
CALIFICACIÓN
| CONCEPTO | PUNTAJE |
| Propuesta económica | 40 |
| Experiencia en eventos masivos | 30 |
| Capacidad logística ( mayor o igual a 30 personas) | 15 |
| Boletas físicas | 10 |
| Valor agregado | 5 |
| 100 |
Propuesta económica
La evaluación que permita identificar la mejor propuesta económica corresponderá al valor de anticipo que otorgue la empresa de boletería, teniendo en cuenta que como mínimo serán 10 graderías a venta cada una con 500 puestos saldrían un mínimo de 5.000 abonos de feria (con 4 boletas por abono) con un valor individual de $350.000 pesos (trescientos cincuenta mil pesos) para un total a recaudar de
$1.750.000.000 (mil setecientos cincuenta millones de pesos) el valor de dicho anticipo será propuesto por la empresa, se tendrá en cuenta el valor del porcentaje que cobre la empresa de boletería sobre cada una de las boletas y así mismo el valor de la impresión de boletas de Cortesía (no salen a venta) que la corporación indicará para tener en físico. se realizará por el comité evaluador mediante la sumatoria de las calificaciones otorgadas, con base en una escala de 1 a 3, en donde:
1- No satisface las expectativas la expectativa de la propuesta económica. 2- Satisface parcialmente las expectativas de la propuesta económica.
3- Satisface plenamente las expectativas de la propuesta económica.
Para lo anterior se tendrá en cuenta los valores de cobro tanto en anticipo como en el % de la boleta y el valor neto de la impresión de la boletería que no sale a venta.
Equipo logístico:
Esta calificación saldrá de la propuesta de talento humano y logístico que la empresa proponente asegure tener en campo y así prestar un servicio óptimo a los asistentes a los desfiles, deberán tener como mínimo un total de 30 personas encargadas de la logística en los eventos.
Conforme a lo anterior, se les asignará a los proponentes un puntaje dependiendo de la cantidad de personal que se vaya a contratar.
Mayor experiencia
Como factor habilitante se tendrá en cuenta la experiencia que pueda demostrar el proponente en la venta de boletería que sean en eventos masivos con asistente iguales o mayores a 5.000 personas y que pertenezcan a la industria de eventos deportivos, culturales y/o musicales. como mínimo debe presentar dos (2) físicas
Valores agregados
Una propuesta innovadora y de utilidad para la corporación y para la puesta en marcha del evento debe presentarse como valor agregado y que no haga parte de los demás ítems habilitantes o requisitos para la participación.
Se seleccionará el proponente que cumpla con los requisitos habilitantes y que obtenga la mejor calificación del proceso.
Conforme a lo anterior, aplicará un puntaje que dará valor a este ítem.
NOTA: Antes de la fecha de cierre de la presente invitación, los proponentes pueden hacer las observaciones que requieran enviándolas al correo gerencia@corfecali.com.co dentro de los plazos estipulados.
